Utilizando los programas adecuados, tu equipo podrá dedicar menos tiempo a buscar la versión más reciente de los ficheros y más a trabajar.
Trabajar en un proyecto en grupo puede ser todo un reto. Conseguir que todas las partes implicadas estén al tanto de las últimas decisiones, asignar cada tarea particular y comprobar si se han llevado a cabo todos los cometidos nunca es fácil y, de hecho, es un punto con el que muchas empresas tienen dificultades.
Sin embargo, cuando se emplean las herramientas adecuadas, un grupo puede mejorar su trabajo diario y, en consecuencia, el resultado final. En este sentido, los programas para trabajar de manera colaborativa permiten comunicarse a distancia con mayor eficacia, reducen radicalmente el intercambio de mensajes por correo electrónico y, debido a su naturaleza informal e inmediata, pueden fomentar el espíritu de equipo que al final influye en la productividad.
Tipos de herramientas colaborativas
El concepto de «software colaborativo» es muy amplio y a la práctica se aplica a una gran cantidad de aplicaciones y servicios. Efectivamente, las necesidades de trabajo en equipo de una gran empresa del sector automovilístico no son las mismas que las de un diseñador web que ha montado su microempresa. No es lo mismo coordinar a 100 personas en diversos países que a 5 o 6 en una misma sala.
Por eso, la elección de una herramienta colaborativa online dependerá de factores como el tipo de proyecto, los procesos ya establecidos o las dinámicas habituales de trabajo de una empresa. Con todo, a continuación, os presentamos una serie de plataformas para el trabajo colaborativo que suelen resultar prácticas en cualquier ámbito.
1. Gestión de comunidades
Por lo general, los primeros pasos para empezar un proyecto en equipo son hacer un «brainstorming» y elaborar algún tipo de esquema que permita visualizar ideas y flujos.
- Mindmeister. Aplicación para elaborar mapas mentales que se puede usar para anotar ideas y estructurar los ejes del proyecto. Además, permite gestionar cometidos, insertar elementos multimedia y convertirlos en una presentación o en un documento para imprimir.
- Symbaloo. Tablero virtual en el que se pueden compartir enlaces o recursos online de interés. Útil para recopilar fuentes o documentos de base.
2. Entornos de trabajo
- Office 365. Entre otras herramientas para trabajar en grupo, el paquete de Microsoft incluye aplicaciones para crear equipos, guardar y sincronizar ficheros en la nube y editar documentos en cualquier lugar y en tiempo real. La plataforma Sharepoint, por ejemplo, ofrece métodos de trabajo colaborativo como los wikis y facilita perfiles personales del equipo para conocer la experiencia e intereses de cada miembro.
- Gobby. Multiplataforma con editor de textos colaborativo al estilo Google Docs para escribir entre varias personas. Útil, por ejemplo, para proyectos colaborativos de software.
3. Recursos de comunicación
Las aplicaciones de comunicación, también conocidas como de mensajería en grupo, han sabido aunar las mejores formas de comunicación modernas, como son los foros y la mensajería instantánea.
- Slack. Sistema de comunicación en tiempo real en el que, además de ser posible chatear entre participantes, se puede guardar y archivar mensajes, etiquetar conversaciones y alertar usuarios.
- Yammer. Plataforma mediante la cual las empresas pueden crear una red social privada, a la cual se accede con la dirección de correo profesional.
4. Recursos de telepresencia
De vez en cuando no está de más hablar cara a cara con las personas que están al otro lado de la pantalla. Para ello, existen programas que nos permiten montar presentaciones online y organizar reuniones virtuales ahorrándonos desplazamientos.
- Teamviewer. Una aplicación completa que cubre aplicaciones tan diversas como control remoto de hardware, videoconferencias y presentaciones. Uno de los puntos extra es que se puede grabar sesiones, lo que puede servir para crear tutoriales, etc.
- Mikogo. Otra herramienta para compartir pantalla y montar reuniones o conferencias en línea con un máximo de 25 participantes de manera gratuita.
5. Recursos de gestión de tareas
Uno de los aspectos más importantes para el éxito de un proyecto en equipo es la coordinación de todos los participantes. Las herramientas de gestión de proyectos permiten organizar fechas de entrega, personal y producto final en un único espacio.
- BaseCamp. Plataforma de uso compartido de archivos y mensajería en grupo que hace posible coordinar proyectos fácilmente mediante hitos, fechas límite y notificaciones. Si bien no es posible crear tareas repetitivas, se puede elaborar plantillas para ahorrar tiempo. Una alternativa en software libre es ProjectPier.
- Dotproject. Aplicación clásica de gestión de proyectos que divide los objetivos en subobjetivos, permite asignar recursos (económicos, materiales, de personal) y representar las tareas mediante un diagrama de Gantt.
¿Nos hemos olvidado alguna herramienta online para trabajar en grupo especialmente útil? Comparte tu experiencia.
